در اين بخش به منظور آگاهي متخصصين و كارمندان تازه‌كار مالي، يك الگوي فرضي براي شركت‌هاي دولتي و خصوصي آورده‌ مي‌شود. لازم به ذكر است كه اين فرايند بر اساس مراحل چهار گانه تنظيم بودجه دولتي (تهيه، تنظيم و پيشنهاد بودجه، تصويب بودجه، اجراي بودجه، كنترل بودجه) تدوين شده است. اين مراحل اعتباري بوده و هر متخصصي بر اساس شرايط و سليقه خود مي‌تواند آنها را جابجا و يا تغير دهد.

مقدمه:

شرح كوتاهي از عنوان، تاريخچه، نوع فعاليت سازمان (بازرگاني، خدماتي، صنعتي، آموزشي و....) مكان و گستره فعاليت، شركا يا سهامداران و....؛ در اين بخش آنچه مورد نظر شركت در سال بودجه‌اي است، آورده مي‌شود.

مراحل:

1- بررسي سياست‌هاي مالي سازمان و تنظيم اهداف بودجه سالانه:

در اين مرحله بايد سياست‌هاي سازمان كه معمولا در قالب چشم‌اندازها تهيه و تنظيم مي‌شوند، مورد بررسي قرار گرفته و اهداف سالانه بودجه بر آن اساس تدوين شوند.

مثال:

سياست‌ها: سياست‌ها عبارتند از خط‌مشي‌هاي كلي كه مديران شركت براي يك سال مالي از چشم‌اندازهاي بلندمدت استخراج كرده‌اند. نمونه‌هايي از سياست‌هاي يك شركت:

  • توسعه گستره فعاليت‌ها در مناطق جغرافيايي (محله‌هاي يك شهر، شهرهاي يكي استان يا يك كشور)
  • غني‌سازي شغلي بر اساس آموزش كاركنان
  • بالا بردن كيفيت كالا و خدمات
  • جلب رضايت مشتري

اهداف: عبارتند از نتايج قابل اندازه‌گيري كه در طول يك سال مالي قرار است شركت به آن ها دست يابد. مانند:

·         راه‌اندازي دو محل ارائه خدمات و فروش كالا در مناطق شهري ......

·         برگزاري دوره چهار هفته‌اي آموزش بازاريابي براي بازاريابان شركت؛

·         افزايش رضايت مشتريان در حد بيست درصد؛

2- ترسيم نمودار سازماني: مشخص كردن تعداد كاركنان همراه با پست سازماني و شرح وظايف هر يك و.... به منظور شناخت منابع انساني موجود و تهيه فهرستي از امكانات، ساختمان‌ها، ماشين‌آلات و......؛

3- مشخص كردن ميزان سرمايه و طرق سرمايه گذاري: در اين مرحله ميزان سرمايه كلي شركت اعم از ثابت، جاري، بدهكاران و..... و طرق سرمايه گذاري در جدول آورده مي‌شود.

4- بررسي تراز مالي سال گذشته و تهيه صورت سود و زيان و تعيين و پيش‌بيني منابع درآمد: در اين مرحله به منظور مشخص كردن سود ويژه و منابع درآمدي سال آينده، لازم است پس از تعيين موجودي با محاسبه منابعي كه مي‌توان از آن ها سرمايه مورد نياز را كسب كرد، جدول و يا جداول تنظيم شوند. توضيح روش‌هاي مورد استفاده براي پيش‌بيني درآمد (ميانگين يا حد متوسط، روش سنجيده منظم و....)  ضروري است.

نمونه جدول تعيين منابع مالي سال‌ بودجه‌اي

عنوان

ميزان درآمد

موجودي

22000

فروش كالا

25000

ساير(وام و...)

35000

جمع

82000

 5- تخمين و برآورد هزينه: در اين مرحله بايد نسبت به فهرست بندي صورت هزينه‌هاي سال مالي آينده و قرار دادن در جداول مربوطه شبيه جدول درآمدها اقدام شود.

نمونه جدول برآورد هزينه

صورت هزينه

ميزان

حقوق و دستمزد

22000

بستانكاران

25000

اقساط وام

35000

جمع

82000

6- تخصيص اعتبار(تقسيم درآمد روي هزينه‌ها): در اين مرحله لازم است بر اساس جدول هزينه‌ها اعتبار مورد نياز هر يك از بخش‌هاي سازمان را درجداول مربوطه شبيه نمونه زير براي هر يك از صورت‌هاي هزينه مشخص نمود.

نمونه جدول تخصيص اعتبار

حقوق و دستمزد كاركنان

ميزان

كاركنان استخدامي

12000

كاركنان قراردادي

6000

مشاورين

4000

جمع

22000

 

7- تهيه جدول زماني مراحل اجراي بودجه: در اين مرحله لازم است زمان ابلاغ و شروع به صدور حواله براي واحدهاي مختلف سازماني مشخص شود. استفاده از برنامه زمان‌بندي (تهيه نمودار گانت يا سي. پي. ام) در نحوه كنترل اسناد و مدارك هر مرحله كمك خواهد كرد.

8- كنترل بودجه: در اين مرحله بايد با مشخص كردن نحوه گزارش تفريغ بودجه (فراغت از بودجه در پايان سال مالی) جهت كنترل اينكه آيا رديف‌هاي هزينه در محل هاي پيش بيني شده مصرف شده است يا خير مسير نظارت و كنترل بودجه را براي واحد حسابرسي تعيين نمود.

9- تحليل بودجه: در اين مرحله لازم است تحليل علمي و مستدل كوتاهي (6، 7 سطري) از وضعيت موجود و دلايل تنظيم چنين برنامه مالي جهت آگاهي مديران، هيئت مديره و تصويب كنندگان بودجه آورده شود. اين تحليل مي‌تواند مباحثي مانند امكان انعطاف يا عدم انعطاف رديف‌هاي هزينه يا درآمد در صورت نياز با توجه به حوادث غير مترقبه، احتمال کسری بودجه و یا مازاد درآمد و ....... را در بر گيرد.

نكات مورد توجه براي دانشجويان عزيزي كه با اينجانب درس دارند:

-    حداكثر 10 صفحه كافي است.

-    مي‌توانيد به شركت‌ها و سازمان‌ها مراجعه و پيشنهاد تنظيم بودجه سالانه به آنها بدهيد (با مشاوره استاد).

-    در صورت مراجعه و عدم پذيرش مسئولين، اصرار بر گرفتن اعداد و ارقام بودجه آنها نداشته باشيد. زيرا اصولا اطلاعات عددي محرمانه است. لذا فقط مي‌توانيد شيوه تنظيم بودجه، عناوين درآمد، فهرست هزينه، زمانبندي اجرا و... را دريافت كنيد.

-    در صورت عدم دسترسي به ادارات، مي‌توانيد به صورت فرضي و ذهني و بر اساس مراحل فوق برنامه مالي را تهيه كنيد.

-    اعداد بزرگ براي درآمد و هزينه نيازي نيست. دو رقم كافي است.

-    حداكثر زمان تحويل و ارائه در كلاس دو هفته مانده به آخرين جلسه كلاسي است.

-    توجه داشته باشيد كه كار عملي شما علاوه بر ميزان نمره اعلام شده، تاثير زيادي بر نمره نهايي دارد. پس دقت كنيد.

-     كاركنان شركت نبايد كمتر از ۵۰ نفر باشند.

-     پرسش‌هاي خود را هر هفته در شروع كلاس مطرح نماييد تا راهنمايي شويد.

تهیه و تنظیم دكتر اسفنديار دشمن‌زياري